DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentoscomerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil,
de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley.
La misión que cumplen
los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones
. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la
empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales
son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota
de crédito bancaria o boleto de depósito
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación
económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras,
una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede
rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa
comercial.
.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas.
Factura ordinaria
Una factura
ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una operación
económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este
tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha
operación.
.ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica
los términos de pago y de entrega. Todos los artículos comprados por una
compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie
con el fin de suministrar control sobre su uso.
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la
entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe
dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según
el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del
vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que
sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Los recibos
por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo
el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante
que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo
de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de
informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la
empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check)
es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada
para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra
persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su
cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del
titular de la cuenta bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del
cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que
transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la
cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien
pone de manifiesto explícitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor
del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.
CHEQUE AL PORTADOR
Es aquel que no indica una
persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar
la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del
beneficiario.
El
beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin
necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “el portador” del cheque es quién
podrá cobrarlo.
.
PAGARE
Un pagaré es un documento que contiene la promesa incondicional
de una persona (denominada suscriptora), de que pagará a una segunda persona
(llamada beneficiaria o tenedora), una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la
declaración de obligaciones: "debo y pagaré". La diferencia entre la
letra y el pagaré es que el pagaré es emitido por el mismo que contrae el
préstamo.
NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE DEPÓSITO
La nota de crédito bancario (o boleta de depósito) es un documento que
extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de
valores en calidad de depósito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depósitos
bancarios más comunes son: • Cuenta corriente. • Plazo fijo. • Caja de Ahorro.
También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses,
devolución de gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crédito bancaria es
el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
Después de conocer los documentos comerciales que existen en nuestro país pasaremos a revisar las diversas herramientas que facilitan la confección de los documentos
comerciales:. Ellos son:
La fotocopiadora
La Guillotina
La Encuadernadora o engargoladura
La Plastificadora
La fotocopiadora es el resultado de reproducir un documento o parte de este en una hoja de papel normalmente, aunque puede ser también a otro tipo de material, como una transparencia, opalina, etc. El tamaño de los papeles es muy variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos más hasta llegar a los especiales para planos.
Actualmente hay fotocopiadoras de tamaños y funciones variadas; hay personales, de escritorio, de estación, de planos, etc. Algunas se pueden conectar en red, otras son multifuncionales (que son también escáner, fax, impresora, etc.), además de que se dividen en analógicas y digitales
La engargoladura
o encuadernadora es una herramienta compacta,
robusta e ideal para su uso moderado en el hogar o en la oficina, la CoilBind
MC10 combina una capacidad de perforación de hasta 10 hojas de 80 g con una
capacidad de encuadernación de hasta 450 hojas A4, Se entrega con alicate de
corte y doblado de alta duración.
La computadora también denominada computador u ordenador ,
es una máquina
electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos
en información conveniente y útil.
El hecho de que
sea programable, le posibilita realizar una gran diversidad de tareas. Es así
que, en base a datos de entrada, puede realizar operaciones y resolución de
problemas en las más diversas áreas del quehacer humano (administrativas,
científicas, de diseño, ingeniería, medicina, comunicaciones, música, etc),
incluso muchas cuestiones que directamente no serían resolubles o posibles sin
su intervención.
La Plastificadora es una manera rápida y fácil de proteger tus documentos y proporcionarles un acabado perfecto. Al plastificar un documento, lo proteges, lo haces más duradero y le proporcionas un acabado profesional.
Las Plastificadoras se adaptan a todo tipo de usuarios, desde un uso ocasional para hogar y oficina en casa, hasta un uso intenso con un resultado superior de plastificación. Con esta extensa gama, las plastificadoras son idelaes para la oficina o cualquier negocio.
La guillotina
Esta compuesta por una plancha de metal y una cuchilla la cual se utiliza pata cortar papel a presión, dándole al mismo la forma que se requiera para el uso que sea necesario.
Diversos tipos de sofware:
Microsoft Office es una suite de oficina que
abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de
escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X.
Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, más tarde seguido por una
versión para Windows, en 1990. La primera versión de Office
contenía Microsoft
Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.
Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office.
Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office.
La primera versión de Word para
Windows salió en el año 1989, que si bien en un entorno gráfico resultó
bastante más fácil de operar, tampoco permitió que las ventas se incrementaran
notablemente. Ha llegado a ser el procesador de texto más popular del mundo.
Microsoft Excel es una
aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Este programa
es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y
contables.
Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.
Microsoft PowerPoint es un programa de presentación
desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS,
ampliamente usado en distintos campos como la enseñanza, negocios, etc.
Es un programa
diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como
presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o
importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos
diseños de fuente, plantilla y animación.
Microsoft Publisher
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Es un programa que provee un historial simple de edición similar a su producto hermano Word, del cual difiere porque se hace hincapié en el diseño y la maquetación de las paginas, mas que en el proceso y corrección de textos.
Ayuda a crear, persosnalizar y compartir con facilidad una amplia variedad de publicaciones y material de marketing, incluye una variedad de plantillas, instaladas y descargables desde su sitio web, para facilitar el proceso de diseño y edición.
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